Verfahrensdokumentation

So erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben.

Verfahrensdokumentation & Aktualisierung sind Pflicht


Jeder buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmer ist rechtlich auch zum Führen und Pflegen einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Für Sie als Gewinnblick-Kunde übernehmen wir gerne die Beschreibung Ihres elektronischen Kassensystems in Aufbau, Einrichtung und Handhabung im Betrieb. Wahlweise können Sie die Verfahrensdokumentation natürlich auch selbstständig erarbeiten. Aber Achtung: Sie kann bei einer Prüfung durch die Finanzbehörden unangekündigt und sofort verlangt werden. Wir empfehlen Ihnen deshalb, nicht erst bis zu einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau mit der Erstellung zu warten.

Alle wichtigen Informationen haben wir für Sie in unseren FAQs zusammengestellt.

Schritt für Schritt: So übernehmen wir die Erstellung für Sie.

  1. Wir informieren über verschiedene Erstellungsmöglichkeiten.
  2. Sie erhalten ein Begleitblatt sowie ein Bestellformular.
  3. Sie entscheiden sich für eine der genannten Vorgehensweisen.
  4. Wir übermitteln einen Fragebogen, der notwendige Daten abfragt.
  5. Wir tragen alle wichtigen Informationen gemeinsam zusammen.
  6. Wir erstellen Ihre Verfahrensdokumentation.
  7. Nach der Freigabe erhalten Sie diese in Papier- und elektronischer Form.

Die häufigsten Fragen zur Verfahrensdokumentation

Wissenswertes zum Führen und Pflegen einer Verfahrensdokumentation gemäß § 146 ff AO

  • 1. Was ist eine Verfahrensdokumentation?

    Eine Verfahrensdokumentation ist die Zusammenstellung aller steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Daten, Ablage- und weiterer technischer Systeme sowie Arbeitsanweisungen, etc. in Ihrem Unternehmen, soweit sie im Zusammenhang mit Umsätzen (Ein- und Verkauf) stehen. Sie wird im Rahmen einer Betriebsprüfung und Kassennachschau (unangekündigte Kassenprüfung) eingefordert, da sie dem Steuerprüfer einen guten Überblick über die eingesetzten Systeme und gelebten Prozesse geben muss. Bei Gewinnblick Kunden beschreibt sie deren elektronisches Kassensystem in seinem Aufbau, seiner Einrichtung und Handhabung im Betrieb gemäß den Vorgaben von Gesetzgeber und Finanzverwaltung.

    Insbesondere handelt es sich dabei um die aktuellen Vorgaben

    • der Abgabenordnung (AO) 
    • der Verwaltungsanweisung zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ 
    • zum Datenzugriff (GoBD) und 
    • des Gesetzes zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen
  • 2. Warum brauche ich eine Verfahrensdokumentation?

    Jeder Unternehmer, der buchführungs- und aufzeichnungspflichtig ist, ist rechtlich auch zum Führen und Pflegen einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Die Verfahrensdokumentation muss von Ihnen im Rahmen der Betriebsprüfung und der Kassennachschau gemäß § 146b AO vorgelegt werden können. Sie ist wesentlicher Bestandteil der GoBD und muss neben der Papierform ebenfalls in elektronischer Form vorliegen (vgl. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und Nr. 2 AEAO zu § 147 AO). Bei einer Kassennachschau kann die Verfahrensdokumentation auch unangekündigt und sofort verlangt werden. Mit der Erstellung bis zum Zeitpunkt einer möglichen Betriebsprüfung oder Kassennachschau zu warten, ist daher nicht zu empfehlen.

  • 3. Was passiert, wenn ich bei einer Betriebsprüfung keine Verfahrensdokumentation vorlegen kann?

    Als fester Bestandteil der Buchführung muss eine Verfahrensdokumentation bei einer Kassennachschau / Betriebsprüfung auf Anfrage vorgelegt werden. Zwar gilt das Fehlen einer Verfahrensdokumentation an sich nicht als schwerer Mangel. Doch kann bei einem Fehlen ein mangelnder Wille zur Einhaltung aller steuerlichen Vorschriften unterstellt werden, was bei gleichzeitiger Feststellung von falschen Angaben durch den Betriebsprüfer den Vorwurf der Steuerhinterziehung erleichtert. Vermeiden Sie dieses Risiko und kümmern Sie sich rechtzeitig um Ihre Verfahrensdokumentation.

  • 4. Kann ich die Verfahrensdokumentation selbst machen?

    Sie können die Verfahrensdokumentation auch selbst erstellen. Dabei gilt es, die Vorgaben und Anforderungen an solch eine Dokumentation genau zu beachten. Das kann komplex und zeitintensiv werden. Am besten sprechen Sie dazu mit Ihrem Steuerberater. Die Gewinnblick Gruppe hat das Grundgerüst der Verfahrensdokumentation in Zusammenarbeit mit Steuerberatern erstellt und deckt die aktuellen Vorgaben von Gesetzgeber und Finanzverwaltung ab. Unseren Kunden bieten wir die gemeinsame Erstellung der rechtmäßigen Dokumentation als Service an.

  • 5. Wie läuft die Erstellung über Gewinnblick ab?

    • Bei Interesse informieren wir Sie über die verschiedenen Möglichkeiten, zusammen mit uns Ihre Verfahrensdokumentation zu erstellen.
    • Dazu erhalten Sie von uns ein Begleitblatt als rechtlichen Hinweis sowie ein Bestellformular.
    • Sie entscheiden sich für eine der genannten Vorgehensweisen und erhalten nach Ihrer Beauftragung einen Fragebogen, der Details Ihrer Geschäftsprozesse und Handhabung Ihres Kassensystems abfragt.
    • Je nach gewählter Vorgehensweise besprechen wir dies remote oder in einem Termin vor Ort.
    • Wenn wir alle Informationen eingeholt haben, erstellen wir Ihre Verfahrensdokumentation inkl. Anlagen zu allen rechtlich geforderten Punkten.
    • Diese erhalten Sie nach der Freigabe in Papier- und elektronischer Form.
  • 6. Was muss ich dazu beitragen?

    Um die Dokumentation der Prozesse und Verfahren Ihres Kassensystems kümmern wir uns. Ihre Hilfe ist konkret gefragt insbesondere bei

    • den Angaben zu der konkreten Nutzung des Kassensystems, 
    • den darin abgebildeten Geschäftsprozessen,
    • den Arbeitsanweisungen
    • und den Zuständigkeiten.

    Dafür füllen Sie einen Fragebogen aus und stehen uns als Ansprechpartner bei Rückfragen zur Verfügung.

    Die finale Verfahrensdokumentation obliegt Ihrer Prüfung, Freigabe und Verantwortung. Eventuelle Änderungen, auch nach der ersten Erstellung, sind entweder von Ihnen oder nach entsprechender Mitteilung und Beauftragung von uns einzupflegen.

  • 7. Was kostet die Verfahrensdokumentation?

    Die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten für die Erstellung der Verfahrensdokumentation sowie die dazugehörigen Preise entnehmen Sie bitte unserem Bestellformular. Dieses senden wir Ihnen auf Anfrage gerne zu.

  • 8. Was bekomme ich als Ergebnis?

    Sie erhalten eine vom Gesetzgeber geforderte Verfahrensdokumentation über die Aufstellung, Einrichtung und den Betrieb Ihres elektronischen Kassensystems in Papierform und elektronischer Form.

  • 9. Wie lange ist die ausgestellte Verfahrensdokumentation gültig?

    Ihre initial erstellte Verfahrensdokumentation ist so lange gültig, wie sich an den darin dokumentierten Geschäftsprozessen, systeminternen Prozessen, Sonderaktionen, Verantwortlichkeiten, Arbeitsanweisungen, etc. nichts ändert. Im Falle einer Änderung muss diese ergänzend protokolliert werden. Wir empfehlen, Ihre Dokumentation regelmäßig, mindestens einmal jährlich zu überprüfen. Ältere Versionen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.

  • 10. Wie gehe ich mit Änderungen um?

    Bei Änderungen zu den dokumentierten Punkten sind Sie verpflichtet, diese in der Verfahrensdokumentation zu ergänzen und zu protokollieren. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie dabei Unterstützung benötigen.

Sie brauchen unsere Unterstützung?

Dann nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf und wir erstellen Ihre Verfahrensdokumentation. 

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